1. Этот сайт использует файлы cookie. Продолжая пользоваться данным сайтом, Вы соглашаетесь на использование нами Ваших файлов cookie. Узнать больше.

Делопроизводство - правила хранения документации

Тема в разделе "Деловые вопросы", создана пользователем "Zzz", 12.02.07.

  1. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Привет всем :rev:
    У меня такой вопрос... Есть ли какие-нибудь официальные документы, регламентирующие правила хранения почты в организациях.. (в частности входящие и исходящие письма) ??
    Особенно интересует по поводу места хранения оригиналов данных документов... Кто должен за этим и следить.. и вообще порядок хранения всего этого:)
    Зараннее благодарю :rev:
     
  2. василиса

    василиса Активный участник

    6.977
    0
    "Zzz",
    посмотрите ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28 (действует с 01.01.99). Может там есть.
    Обычно, в организациях есть инструкция по ведению делопроизводства. Оригиналы вх./исх. хранятся: в секритариате/у офис. менеджера/у секретаря/в канцелярии. Все зависит от размера организации. Если есть одел делопроизводства/канцелярия - следит за "этим" начальник отдела. Регистрацию осуществляет сотрудник. Если нет отдела - следит и регистрирует офис. менеджер/секретарь. И еще есть такое правило в делопроизводстве - недопустимость двойной регистрации документа - т. е. документ должен быть зарегистрирован только один раз. При дальнейшей его передаче сотрудникам никаких новых номеров ему не присваивается.
     
  3. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Угу:) основные правила я тоже знаю и понимаю:) однако руководитель придерживается каких-то странных понятий... например что оригинал писем по каким то вопросам должен храниться у исполнителя, а не там где все письма... вот и хочу пойти да высказаться по этому поводу, но естесственно хотелось бы иметь и какое то официальное подтверждение моих слов. :writer: В противном же случае.. возникнет какая нить проблема с письмами, опять же.. все на меня и свалят.. и не вспомнять о том кто в этом на самом деле виноват... Вот...:)
     
  4. PenisEnlarger

    PenisEnlarger Активный участник

    19.325
    0
    "Zzz",

    пусть тебе в письменном виде поручат это делать:)
     
  5. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0
    Купи книгу, "Андреева ВИ. "делопроизводство. практическое пообие""! Там всё нормульно расписано!
     
  6. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Что именно поручат?:) именно я и занимаюсь в нашей организации делопроизводством, именно поэтому и не хочу чтоб мои документы валялись непонятно где и у кого:frustrate
     
  7. василиса

    василиса Активный участник

    6.977
    0
    "Zzz",
    в должностной инструкции должно быть написано, что они храняться именно у вас. Пишите служебку, что просите вернуть вам ваши документы, иначе вы за них не отвечаете;)
     
  8. PenisEnlarger

    PenisEnlarger Активный участник

    19.325
    0
    если "Zzz" занимется делопроизводством, вероятно, нету другого чела что бы ее служебку зарегистроировать:)

    По почте что ли посылать лично директору?
     
  9. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Да вопрос как раз не в том что и как делать:) а где взять официальные документы на это:) то что написано в какой-то книге.. каким-то автором.. не прокатит точно:)

    добавлено через 3 минуты
    ВАУ! клево! но хотелось бы все таки узнать по сути вопроса;)
     
  10. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0
    "Zzz", я по этой книги изучаю делопроизводство, там образцы документов по госту! покупай! она 100 рублей стоит а полезного много всего!
     
  11. василиса

    василиса Активный участник

    6.977
    0
    "Zzz",
    по сути я сказала. Кроме этого "кривого" госта нет ничего.
     
  12. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0
    василиса, а как жэ ISO 9000?
     
  13. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Причем тут сколько там полезного:) мне нужен ДОКУМЕНТ в котором все как в законе будет прописано..:) вот и все
    так это я и не Вам про суть говорила:) благодарю за помощь:)
     
  14. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0

    Нет такого закона! Есть госты, в этой книге написано как их применять! Но если Вам хочетцо, читайте тупо гост, который не факт что не изменился, ведь сейчас каждый месяц какие нибудь поправки!
     
  15. PenisEnlarger

    PenisEnlarger Активный участник

    19.325
    0
    если копнуть глубже, с выходом "Закона о техничеком регулировании", все госты, если их предметом не является безопасность, метрология или экология, получили статус рекомендательный, а не обязательный.

    Вновь устанавливаться обязательные требования будут только в технических регламентах, имеющих статус федерального закона. И по весьма серьезным темам -- безопасность, метрология или экология.

    Все остальные стандарты, а уж делопроизводство -- рекомендательные нормы:)
     
  16. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    А кто Вам сказал что ваща книга особо актуальна? ведь пока уйдет на проверку.. потом в типографию.. потом в продажу.. потом пока купите...:p
     
  17. василиса

    василиса Активный участник

    6.977
    0
    саныч,
    Саныч, прочитала русский вариант. ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
    Еще кривее, чем тот, который привела я. Вообще одни общие фразы: "Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей." (это из раздела "управление документацией").
    PenisEnlarger, абсолютно прав -
    Так что, "Zzz",
     
  18. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0

    Там общие положения!
    А ваще мне пох на то как Вы будете себе голову ломать, я посоветовал самый простой вариант!
     
  19. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Мдя... вообще то к документам выходят дополнения, изменения, поправки и т.д.... естесственно что просто "тупо читать" можно... и не только гост, но и вашу книгу... так что не надо говорить:) вопрос о другом был

    добавлено через 1 минуту
    Ваш ответ вообще в данную тему не вписывается

    ЗЫ И вообще поспокойнее... никто Вас вроде не трогает....
     
  20. саныч

    саныч Активный участник

    1.885
    0
    "Zzz" ,послушайте, эта книга ужэ идёт в 10ом издании! Издательство управление персоналом! Если вам надо правильно организовать хранинение и оборот документации, эта книга поможэт! Всё, по этой теме мне Вам больше нечего сказать!
     
  21. samvg

    samvg Активный участник

    5.124
    9
    Может поможет в написании своей инструкции
    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
    http://dll.botik.ru/educ/clerk/Office-work/TInstruction/content.ru.html

    РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО РФ 31 октября 2000 г.
    N 1547-р

    (НТЦС)


    В целях совершенствования делопроизводства в федеральных органах
    исполнительной власти и усиления исполнительской дисциплины:
    1. Принять предложение Росархива о разработке единых основных
    правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
    2. Росархиву по согласованию с Госстандартом России утвердить
    типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах
    исполнительной власти.
    Минюсту России в установленном порядке рассмотреть вопрос о
    государственной регистрации указанной инструкции.
    3. Федеральным органам исполнительной власти разработать на
    основе типовой инструкции соответствующие инструкции по
    делопроизводству в каждом федеральном органе исполнительной власти и
    по согласованию с Росархивом ввести их в действие до 1 июля 2001 г.

    Председатель Правительства
    Российской Федерации
    М. Касьянов
    31 октября 2000 г.
    N 1547-р
     
  22. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    У кого нить есть еще какие-нить предложения кроме гостов?:shuffle:
     
  23. Сергей В

    Сергей В Активный участник

    2.485
    0
    Даешь Федеральный Закон, а лучше Кодекс хранения деловой корреспонденции!
    БРЕД !
    Когда же это социализм у нас закончится?

    Вот это вообще прикольно. Значит есть еще и копии?.... А они где у Вас храняться? Вопрос: это Ваша инициатива или Вашего руководителя? Вы случайно не в секретной службе работаете?

    Что может быть лучше обычных папок (файловых папок и т.п.) в шкафу для документов? Неужели у Вас так много ПИСЕМ, которые НУЖНО обязательно долго хранить? Что же в этих письмах может быть такого, что за исчезновение хотя бы одного из них можно быть уволеным, если на это письмо не дан ответ? И если ответ на него не дается, какой смысл его хранить вообще?

    В конце концов, а почему нельзя просто сканировать письма и хранить их в цифровой форме, если уж они так нужны?

    Сорри за флуд.
     
  24. samvg

    samvg Активный участник

    5.124
    9

    Ну а прочитать слабо и переработать для себя. Заведите номенклатуру дел, определите срок их хранения, ответственного и вперед, приказы отдельно, переписка по направлениям отдельно, в структ. подразделениях свои и т.д. и тогда вам понадобиться секретариат (канцелярия), что-бы следить за исполнением и подшивать исполненные в дела, комиссия что бы уничтожать дела с закончившимяся сроком. Ну вы поняли ;)
     
  25. AlTk

    AlTk Читатель

    10.699
    0
    "Zzz",
    " ... однако руководитель придерживается каких-то странных понятий... например что оригинал писем по каким то вопросам должен храниться у исполнителя, ..."
    у руководителя нормальные понятия.
     
  26. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Все оригиналы хранятся в одном месте. Однако исполнителям по письму делаются копии для работы. Чтоб они в процессе не потеряли сам оригинал письма.
    потому что необходим обычно бумажный вариант с реальной печатью и подписью:)
    Интересно как это... представьте.. в организации 10 человек отвечают на письма.. и у каждого хранятся оригиналы тех писем на которые они отвечали? И как потом найти эти письма если они вдруг понадобятся?
    Насколько я понимаю абсолютно все письма хранятся в 1 месте. а если они необходимы для работы кому-то, то с оригиналов делается копия.
    В чем я не права?
     
  27. AlTk

    AlTk Читатель

    10.699
    0
    "Zzz",
    письмо приходит в организацию, регистрируется, передается руководству, оно пишет резолюцию, резолюция регистрируется в канцелярии, письмо отдается исполнителю, он отрабатывает письмо и кладет ее в папочку, которая зарегистрирована в номенклатуре дел подразделения.
    если вдруг что понадобится, то в канцелярии хранится вся информация что, от кого, когда и какая резолюция и какой номенклатурной папочке это письмо хранится.
     
  28. "Zzz"

    "Zzz" Участник

    315
    0
    Благодарю всех за помощь:)
     
  29. Dama

    Dama Новичок

    21
    0
    Интереснейшая тема!