Делопроизводство - правила хранения документации

"Zzz",
посмотрите ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28 (действует с 01.01.99). Может там есть.
Обычно, в организациях есть инструкция по ведению делопроизводства. Оригиналы вх./исх. хранятся: в секритариате/у офис. менеджера/у секретаря/в канцелярии. Все зависит от размера организации. Если есть одел делопроизводства/канцелярия - следит за "этим" начальник отдела. Регистрацию осуществляет сотрудник. Если нет отдела - следит и регистрирует офис. менеджер/секретарь. И еще есть такое правило в делопроизводстве - недопустимость двойной регистрации документа - т. е. документ должен быть зарегистрирован только один раз. При дальнейшей его передаче сотрудникам никаких новых номеров ему не присваивается.

 

"Zzz",

пусть тебе в письменном виде поручат это делать

 

Купи книгу, "Андреева ВИ. "делопроизводство. практическое пообие""! Там всё нормульно расписано!

 

"Zzz",
в должностной инструкции должно быть написано, что они храняться именно у вас. Пишите служебку, что просите вернуть вам ваши документы, иначе вы за них не отвечаете

 

если "Zzz" занимется делопроизводством, вероятно, нету другого чела что бы ее служебку зарегистроировать

По почте что ли посылать лично директору?

 

"Zzz", я по этой книги изучаю делопроизводство, там образцы документов по госту! покупай! она 100 рублей стоит а полезного много всего!

 

"Zzz",
по сути я сказала. Кроме этого "кривого" госта нет ничего.

 

василиса, а как жэ ISO 9000?

 

Нет такого закона! Есть госты, в этой книге написано как их применять! Но если Вам хочетцо, читайте тупо гост, который не факт что не изменился, ведь сейчас каждый месяц какие нибудь поправки!

 

если копнуть глубже, с выходом "Закона о техничеком регулировании", все госты, если их предметом не является безопасность, метрология или экология, получили статус рекомендательный, а не обязательный.

Вновь устанавливаться обязательные требования будут только в технических регламентах, имеющих статус федерального закона. И по весьма серьезным темам -- безопасность, метрология или экология.

Все остальные стандарты, а уж делопроизводство -- рекомендательные нормы

 

саныч,

Саныч, прочитала русский вариант. ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Еще кривее, чем тот, который привела я. Вообще одни общие фразы: "Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей." (это из раздела "управление документацией").
PenisEnlarger, абсолютно прав -

Так что, "Zzz",

 

Там общие положения!
А ваще мне пох на то как Вы будете себе голову ломать, я посоветовал самый простой вариант!

 

"Zzz" ,послушайте, эта книга ужэ идёт в 10ом издании! Издательство управление персоналом! Если вам надо правильно организовать хранинение и оборот документации, эта книга поможэт! Всё, по этой теме мне Вам больше нечего сказать!

 

Может поможет в написании своей инструкции
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
http://dll.botik.ru/educ/clerk/Office-work/TInstruction/content.ru.html

РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО РФ 31 октября 2000 г.
N 1547-р

(НТЦС)


В целях совершенствования делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти и усиления исполнительской дисциплины:
1. Принять предложение Росархива о разработке единых основных
правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
2. Росархиву по согласованию с Госстандартом России утвердить
типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.
Минюсту России в установленном порядке рассмотреть вопрос о
государственной регистрации указанной инструкции.
3. Федеральным органам исполнительной власти разработать на
основе типовой инструкции соответствующие инструкции по
делопроизводству в каждом федеральном органе исполнительной власти и
по согласованию с Росархивом ввести их в действие до 1 июля 2001 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М. Касьянов
31 октября 2000 г.
N 1547-р

 

Даешь Федеральный Закон, а лучше Кодекс хранения деловой корреспонденции!
БРЕД !
Когда же это социализм у нас закончится?

Вот это вообще прикольно. Значит есть еще и копии?.... А они где у Вас храняться? Вопрос: это Ваша инициатива или Вашего руководителя? Вы случайно не в секретной службе работаете?

Что может быть лучше обычных папок (файловых папок и т.п.) в шкафу для документов? Неужели у Вас так много ПИСЕМ, которые НУЖНО обязательно долго хранить? Что же в этих письмах может быть такого, что за исчезновение хотя бы одного из них можно быть уволеным, если на это письмо не дан ответ? И если ответ на него не дается, какой смысл его хранить вообще?

В конце концов, а почему нельзя просто сканировать письма и хранить их в цифровой форме, если уж они так нужны?

Сорри за флуд.

 

Ну а прочитать слабо и переработать для себя. Заведите номенклатуру дел, определите срок их хранения, ответственного и вперед, приказы отдельно, переписка по направлениям отдельно, в структ. подразделениях свои и т.д. и тогда вам понадобиться секретариат (канцелярия), что-бы следить за исполнением и подшивать исполненные в дела, комиссия что бы уничтожать дела с закончившимяся сроком. Ну вы поняли

 

"Zzz",
" ... однако руководитель придерживается каких-то странных понятий... например что оригинал писем по каким то вопросам должен храниться у исполнителя, ..."
у руководителя нормальные понятия.

 

"Zzz",
письмо приходит в организацию, регистрируется, передается руководству, оно пишет резолюцию, резолюция регистрируется в канцелярии, письмо отдается исполнителю, он отрабатывает письмо и кладет ее в папочку, которая зарегистрирована в номенклатуре дел подразделения.
если вдруг что понадобится, то в канцелярии хранится вся информация что, от кого, когда и какая резолюция и какой номенклатурной папочке это письмо хранится.

 

Интереснейшая тема!